CONTEXTUL
Linguastar este un centru de limbi străine din Cluj-Napoca, cu peste 14 ani de activitate, cursuri pentru adulți, copii și companii, plus servicii de traduceri și interpretariat. Printre clienții corporate se numără peste 160 de companii.
La această scară, operarea în fișiere Excel și documente separate devine costisitoare. Datele cursanților, grupele, calendarele, facturile și contractele corporate trăiau în fișiere care se dublau, se trimiteau pe email și se actualizau manual.
Existau două probleme distincte.
Prima, operațională. Fiecare înscriere, factură sau modificare de grupă însemna muncă manuală în mai multe fișiere, cu riscul obișnuit de versiuni care nu coincid.
A doua, de conformitate. Un centru educațional prelucrează date personale ale adulților și, în cazul cursurilor pentru copii, date ale minorilor. Datele împrăștiate în fișiere locale și atașamente de email sunt greu de inventariat, greu de șters la cerere și imposibil de auditat.
La asta s-a adăugat o a treia problemă, apărută recent în orice firmă: angajații încep să folosească instrumente AI în munca zilnică. Fără reguli și fără un cadru tehnic, asta înseamnă date de cursanți lipite în servicii externe, fără control asupra a ce se întâmplă cu ele. Riscul nu este teoretic; este exact tipul de scurgere de date pentru care răspunde firma, nu angajatul.
SOLUȚIA
Am construit o platformă internă care unifică operațiunile și, în același timp, definește cadrul în care firma poate folosi AI fără să expună date personale.
CE AM CONSTRUIT
Gestiunea cursanților
Evidență centralizată a cursanților, grupelor, nivelurilor și programelor, în locul fișierelor separate pe departamente.
Facturare
Sistem de facturare integrat cu activitatea reală din platformă. Datele intră o singură dată și ajung în factură, fără recopiere manuală.
Conformitate GDPR
Componentă dedicată pentru evidența și tratarea datelor personale: unde se află datele, cine are acces, cât timp se păstrează și cum se răspunde la o solicitare de acces sau de ștergere.
Datele centralizate într-un singur sistem sunt, prin construcție, mai ușor de protejat decât aceleași date împrăștiate în fișiere pe stațiile de lucru.
Cadru de utilizare a AI fără expunerea datelor
Partea cea mai puțin obișnuită a proiectului.
În loc să interzică folosirea AI, ceea ce în practică duce la utilizare neoficială și necontrolată, platforma oferă un canal intern prin care angajații pot folosi AI în activitatea zilnică, cu date personale protejate și fără transmiterea lor necontrolată către servicii externe.
Rezultatul: firma beneficiază de productivitatea instrumentelor AI, fără să transforme fiecare angajat într-un punct de scurgere a datelor.
Automatizarea proceselor
Fluxurile care se făceau prin completare manuală în documente și foi de calcul au fost mutate în platformă, cu pași automatizați acolo unde procesul permitea.
DELIMITAREA CONTRIBUȚIEI
Site-ul public linguastar.ro nu face parte din acest proiect și a fost realizat de altă echipă. Contribuția noastră este exclusiv platforma internă.
CONFIDENȚIALITATE
Proiectul se află sub acord de confidențialitate. Interfața platformei, arhitectura detaliată și datele de business nu pot fi publicate. Singurul element vizual disponibil este pagina de autentificare, proiectată de noi.
Pentru discuții despre proiecte similare de CRM intern, conformitate GDPR sau integrare AI în procese de business, mă puteți contacta direct.