CONTEXTUL
Un laborator dentar lucrează cu zeci de cabinete și primește comenzi pentru coroane, punți, fațete, proteze și alte lucrări tehnice. Fiecare comandă are dinți specifici, culoare, termen de livrare, una sau mai multe probe intermediare și un preț.
În practică, fluxul arată așa: medicul sună sau trimite un mesaj, tehnicianul notează într-un caiet sau într-un fișier Excel, iar restul comunicării se face pe telefon.
Problemele apar previzibil:
Detalii pierdute. Culoarea, numărul dintelui sau o modificare cerută telefonic se pierd între conversație și execuție. La o coroană de zirconiu, o greșeală de culoare înseamnă refacerea lucrării pe cheltuiala laboratorului.
Medicul sună ca să întrebe. Fără vizibilitate asupra comenzii, singura cale prin care un medic află stadiul lucrării este să sune la laborator. Fiecare apel întrerupe un tehnician din lucru.
Evidența banilor. Cine a plătit, cine a plătit parțial, cât are de încasat laboratorul de la fiecare cabinet. Fără sistem, răspunsul se află numărând facturi.
Cine ce a lucrat. Într-un laborator cu mai mulți tehnicieni, alocarea etapelor și urmărirea lor rămân în memoria șefului de laborator.
SOLUȚIA
O platformă în care laboratorul și medicii colaboratori lucrează pe aceleași comenzi, fiecare cu propriul nivel de acces.
Ideea centrală: medicul nu mai sună ca să întrebe, pentru că vede singur.
CE AM CONSTRUIT
Fișă de comandă digitală
Fișa folosește diagrama dentară FDI, standardul din stomatologie. Medicul selectează dinții direct pe schemă, marchează punțile, alege culoarea din paleta VITA și stabilește termenul de livrare.
Comanda ajunge la laborator completă și fără ambiguități. Nu mai există interpretări ale unui mesaj scris în grabă.
Două tipuri de cont, cu acces separat
Laboratorul vede tot: comenzi, tehnicieni, cabinete, catalog de lucrări, încasări, solduri și rapoarte, cu permisiuni configurabile pe fiecare utilizator.
Medicul colaborator vede doar comenzile proprii: stadiul lucrării, probele programate, termenul de livrare și situația plăților.
Separarea rezolvă o problemă delicată. Laboratorul lucrează cu cabinete concurente și nu poate expune datele unuia către altul.
Conectarea medicilor prin cod de laborator
Fiecare laborator primește un cod din opt caractere. Medicul își face cont cu acel cod și intră direct în fluxul laboratorului respectiv.
Mecanismul rezolvă problema de creștere a oricărei platforme cu două categorii de utilizatori: laboratorul își aduce singur medicii, fără intervenție din partea noastră.
Manopere alocate pe tehnicieni
Fiecare etapă a unei lucrări are un responsabil desemnat. Șeful de laborator vede oricând cine lucrează la ce și în ce stadiu se află fiecare comandă.
Datele servesc și la calculul manoperei pe tehnician, adică la plata muncii efectiv prestate.
Calendar de probe și livrări
Probele intermediare și termenele de livrare apar în același calendar, cu filtrare pe cabinet sau pe tehnician.
Într-un laborator care rulează zeci de lucrări simultan, o probă ratată blochează întregul flux al unei lucrări.
Plăți și solduri
Încasări înregistrate pe fiecare comandă, cu status calculat automat: achitat, parțial sau neachitat. Soldul pe fiecare cabinet este vizibil în orice moment.
Rapoarte lunare
Cifra de afaceri defalcată pe cabinet, pe medic, pe tip de lucrare și pe tehnician, cu export PDF.
Rapoartele răspund la întrebările de conducere pe care un laborator nu și le poate pune fără date: care cabinete aduc bani, ce lucrări sunt profitabile, cât produce fiecare tehnician.
Comunicare legată de comandă
Mesajele se atașează comenzii la care se referă. O modificare cerută rămâne scrisă în dosarul lucrării, nu într-o conversație pe telefon.
Model comercial
Trei planuri de abonament, dimensionate pe utilizatori și pe volumul lunar de comenzi, de la laboratoare mici la unități cu până la 50 de utilizatori și 5.000 de comenzi lunare.
Trial de 14 zile fără card bancar. Contul nou pornește gol, cu propriile date ale laboratorului, nu cu date demo.
Planul superior include acces API, pentru laboratoarele care își conectează platforma la alte sisteme.
Fără instalare
Aplicația rulează în browser, pe calculator, tabletă sau telefon. Fără server local și fără instalare, ceea ce contează într-un domeniu unde clientul nu are departament IT.
REZULTATE
- Comenzile ajung la laborator complete, cu dinți, culoare și termen specificate în format standardizat
- Medicii verifică singuri stadiul lucrărilor, în loc să sune la laborator
- Fiecare etapă are responsabil desemnat și stadiu urmăribil
- Situația încasărilor și soldurile pe cabinet sunt vizibile permanent
- Laboratorul are date pentru decizii: profitabilitate pe cabinet, pe lucrare și pe tehnician
- Model de abonament recurent, cu creștere prin aducerea medicilor de către laboratoare